מתי מטרה מכוונת פעולה ומתי היא הופכת למלכודת?

מפתח 2: הגדרת מטרות ספציפיות

ב-25 במאי 1961 עמד נשיא ארצות הברית ג'ון קנדי בפני הקונגרס והציב יעד בהיר: להנחית אדם על הירח ולהחזירו בשלום לכדור הארץ לפני סוף העשור. באותו זמן ארצות הברית טרם השלימה טיסה מאוישת המקיפה את כדור הארץ. המרחק בין היכולת הקיימת לבין היעד היה עצום, והדרך עדיין לא היתה ידועה (Kennedy, 1961; Bilstein, 1996).

היעד לא בנה טיל ולא פתר משוואה. הוא עשה דבר אחר: הוא יצר נקודת ייחוס משותפת לאלפי החלטות. מהנדסים, מדענים, ספקים ומנהלים יכלו לשאול אם פעולה מסוימת מקרבת אותם להנחתה בטוחה בזמן שנקבע. שמונה שנים לאחר הנאום נחתה אפולו 11 על הירח. ההישג נבע ממשאבים עצומים, ידע מצטבר, תחרות גאופוליטית, ניסויים, סיכונים ועבודתם של מאות אלפי אנשים. היעד היה מצפן, לא סיבה יחידה.

השאלה הגדולה

כיצד מתרגמים כיוון רחב למטרה שאפשר לפעול לפיה? מטרה טובה צריכה להיות בהירה מספיק כדי לכוון החלטה, אך גמישה מספיק כדי להשתנות כאשר מידע חדש מגיע. היא מתארת תוצאה, לא רק תחושה, ומחברת את התוצאה לערך שמצדיק את המאמץ.

הדרך הטובה ביותר לחזות את העתיד היא להמציא אותו.

אלן קיי, בתרגום חופשי (Kay, 1984, p. 17)

מה המחקר מלמד

תיאוריית קביעת המטרות מראה שמטרות ספציפיות ומאתגרות נוטות לתמוך בביצוע יותר ממטרות עמומות או קלות, כאשר קיימים מחויבות, משוב, יכולת ומשאבים (Locke & Latham, 2002). הספציפיות ממקדת קשב ומאמץ. האתגר יכול לעורר התמדה ואסטרטגיה. אך במשימה חדשה ומורכבת מדי, יעד ביצוע קשיח עלול להפריע ללמידה. במצב כזה עדיף לעיתים להציב תחילה יעד למידה.

מטרה גם זקוקה למנגנון תרגום. מחקר על כוונות יישום מצא שתוכנית בנוסח "אם יקרה מצב מסוים, אז אבצע פעולה מסוימת" יכולה לצמצם את המרחק בין רצון להתנהגות (Gollwitzer & Sheeran, 2006). היעד מסמן לאן; התוכנית מגדירה מה יקרה ברגע שבו החיים ינסו להסיט אותנו.

הטעות הנפוצה

טעות אחת היא למדוד את מה שקל במקום את מה שחשוב. טעות אחרת היא להציב יעד שאפתני בלי להקצות לו זמן, יכולת או סמכות. יעד כזה אינו מנהיג את הארגון; הוא מלמד את האנשים להסתיר פערים.

תרגיל קצר

נסחו מטרה אחת במשפט הכולל תוצאה, מועד והסיבה שבגללה היא חשובה. אחר כך הוסיפו שני מדדים: מדד תוצאה ומדד למידה. לבסוף כתבו תוכנית אחת של "אם-אז" למכשול הסביר ביותר. מטרה טובה אינה רק נקודה בקצה הדרך. היא משנה את ההחלטה הבאה.

כאשר היעד הופך למלכודת

מטרה ברורה יכולה להניע, אך היא גם יכולה לצמצם את שדה הראייה. צוות שנמדד רק במספר עסקאות עלול לבחור לקוחות שאינם מתאימים, להבטיח הבטחות שקשה לקיים או להימנע מהשקעה בלמידה. האדם עושה בדיוק את מה שביקשנו, ומפספס את מה שהתכוונו אליו.

לכן לכל יעד תוצאה כדאי לצרף יעד דרך. אם המטרה היא להגדיל מכירות, יעד הדרך יכול להיות איכות השיחה, התאמת הפתרון או שיעור הלקוחות שנשארים. אם המטרה היא לפרסם ספר, יעד הדרך יכול להיות שעות כתיבה, מספר סבבי עריכה ואיכות המשוב. התוצאה מראה אם הגענו; הדרך מראה אם נוכל להגיע שוב.

מטרה טובה כוללת גם תנאי עצירה. מה יגרום לנו לעדכן אותה? איזה מחיר לא נסכים לשלם? ההחלטה מראש מגינה מפני הסלמה של מחויבות, מצב שבו אנו ממשיכים להשקיע רק משום שכבר השקענו הרבה.

אחד הכלים האפקטיביים ביותר ליישום עקרונות קביעת המטרות הוא מודל SMART. מודל זה, שפיתח ג'ורג' דוראן (Doran, 1981), מספק מסגרת ברורה להגדרת מטרות שהן:

• ספציפיות (Specific) המטרה צריכה להיות ממוקדת וברורה, ולענות על השאלות: מה בדיוק אנחנו רוצים להשיג? מי מעורב? איפה זה יקרה?

• מדידות (Measurable) חייבים להיות קריטריונים ברורים למדידת ההתקדמות וההצלחה. איך נדע שהשגנו את המטרה?

• בנות-השגה (Achievable), בגרסה המודרנית הנפוצה. במקורו של Doran הופיע המונח Assignable: המטרות צריכות להיות מאתגרות, אך עדיין ריאליות ואפשריות בהתחשב במשאבים ובמגבלות הקיימים.

• רלוונטיות (Relevant) המטרות צריכות להיות קשורות ומשמעותיות ביחס לחזון ולערכים שלנו, ולהתיישב עם מטרות ארוכות הטווח.

• תחומות בזמן (Time-bound) חייבים להגדיר תאריכי יעד ברורים ולוחות זמנים להשגת כל מטרה.

המחקר מראה שמטרות ה SMART - מגבירות בצורה משמעותית את הסיכוי להצלחה (Rubin, 2002). הן נותנות מיקוד ובהירות, מאפשרות מדידה ומעקב, ומעודדות תכנון ופעולה אסטרטגיים. אז בהתבסס על מודל SMART הנה תרגיל שיעזור לכם להגדיר מטרות אפקטיביות בכל תחומי החיים - אישי, מקצועי וחברתי:

1. בחרו תחום חיים אחד שבו תרצו להתמקד כרגע (למשל, קריירה, בריאות, מערכות יחסים).

2. נסחו מטרה ספציפית ומדידה בתחום הזה, לטווח הקצר ולטווח הארוך יותר. ודאו שהמטרה עונה על כל הקריטריונים שפורטו במודל ה:SMART - האם היא ספציפית וברורה? יש לה קריטריונים למדידה? האם היא מאתגרת אך בת השגה? האם היא רלוונטית ומשמעותית עבורכם? והאם יש לה תאריך יעד?

3. כתבו את המטרות ה SMART - ושתפו אותן עם אנשים קרובים שיכולים לתמוך ולעודד אתכם.

4. צרו תוכנית פעולה עם צעדים קונקרטיים להשגת כל מטרה. קבעו לוחות זמנים ואבני דרך.

5. התחילו לפעול! נקטו בצעדים הראשונים כבר השבוע.

6. בצעו מעקב שוטף, בדקו התקדמות והתאימו את המטרות ואת האסטרטגיה בהתאם.

חשוב לזכור: מטרות ברורות הן כמו פנס בלילה אפל. הן נותנות כיוון, מיקוד ומוטיבציה להתמודד עם אתגרים. מודל SMART מספק דרך מעשית להגדיר מטרה ולבדוק התקדמות. הקדישו זמן לניסוח המטרה ולתוכנית הפעולה. חזון מעניק כיוון, ופעולה עקבית הופכת אותו להתקדמות מוחשית.

דוגמה נוספת לכוחן של מטרות ברורות אפשר לראות אצל אנשים יוצאי דופן שהפכו ל"אחד מאלף" בזכות יכולתם להגדיר ולהשיג יעדים מאתגרים. אחת מהן היא סקרלט לואיס, אמו של ג'סי לואיס, שנהרג בטבח בבית הספר Sandy Hook. לאחר האסון היא הקימה את Choose Love Movement ותרגמה כאב אישי למטרה חינוכית מתמשכת.

לואיס בנתה את פעולתה הציבורית סביב צעדים מוגדרים: פיתוח תוכנית לימודים, יצירת שותפויות והרחבת ההגעה לבתי ספר ולקהילות. הדוגמה ממחישה כיצד מטרה רחבה מקבלת צורה באמצעות פעולות שניתן לתכנן ולבדוק.

גישה משלימה למטרות מדידות היא הצבת יעד גדול, נועז וארוך טווח. ג'ים קולינס וג'רי פוראס כינו יעד כזה BHAG, כלומר Big Hairy Audacious Goal. יעד כזה נועד ליצור כיוון משותף ומתח יצירתי, אך כדי שלא יישאר סיסמה יש לפרק אותו לאבני דרך, למדדים ולתחומי אחריות ברורים (Collins & Porras, 1994).

במקרה מורכב המבוסס על כמה יזמים, הנהלה הגדירה יעד שאפתני של צמיחה בתחום אבטחת הענן בתוך חמש שנים. היעד פורק למדדי מוצר, לקוחות והכנסה. זהו תרחיש המחשה, ולא תיעוד של חברה מזוהה, התרחיש אינו מתעד חברה מסוימת, אלא נועד לתרגול של פירוק יעד גדול למדדים, לאחריות ולנקודות בדיקה.

ריבוי הדוגמאות מלמד שאנשים וארגונים מתקדמים כאשר הם מציבים יעדים נועזים ובה בעת מגדירים סטנדרטים, אחריות ואנשים מתאימים לביצוע. קולינס מתאר מנהיגות ממושמעת כצירוף של שאיפה גבוהה, בחירות עקביות ובניית צוות מתאים (Collins, 2001).

מטרות ברורות וישימות אינן שמורות לאנשים יוצאי דופן או לארגונים. רובין מראה ששינוי הרגלים נעשה מעשי יותר כאשר מכירים את הדפוסים האישיים, מגדירים ציפיות ברורות ומתכננים את סביבת הפעולה (Rubin, 2015). לדוגמה, הורה עסוק המבקש לשפר את בריאותו יכול לקבוע יעד הדרגתי, לבחור מדד שבועי ולחבר את המאמץ לערך של חיוניות ודוגמה אישית.

דוגמה ארגונית אפשרית היא מנהל בחברת הזנק המבקש להכפיל את המכירות בתוך 18 חודשים. הוא מתרגם את היעד למשימות שבועיות וחודשיות, קובע מדדי ביניים ומעניק לצוות אוטונומיה לבחור את הדרך. הגישה משלבת מיקוד בתוצאה עם גמישות בביצוע.

המשותף לכל המקרים האלה הוא שהמטרות היו ספציפיות, מדידות, מאתגרות, רלוונטיות ותחומות בזמן. הן סיפקו תמונה ברורה של ההצלחה, יצרו דחיפות לפעולה, אפשרו לעקוב אחר ההתקדמות, וחיברו את המאמצים עם משמעות עמוקה יותר. זוהי מסגרת SMART שעליה פירטתי למעלה.

עלינו להעז לחלום בגדול, אך גם לתרגם את החלום ליעדים מוחשיים. חלום נעשה מטרה כאשר מצרפים לו תוכנית, לוח זמנים ופעולה ראשונה.

מטרה ברורה, בין שנוסחה בעזרת SMART ובין שנכתבה בדרך אחרת, היא יותר ממשאלה אך פחות מהבטחה. היא השערה על עתיד רצוי ומנגנון שמסייע לבחור את הפעולה הבאה. כאשר היא מחוברת לערכים, למשאבים ולמשוב, היא מאפשרת לבדוק התקדמות ולשנות כיוון בלי לאבד את הסיבה שבגללה יצאנו לדרך. זהו אחד הפירושים האפשריים להיות האחד מאלף שנכון לנו.

מה אומר המחקר?

מחקרי הצבת מטרות מראים שמטרות ספציפיות ומאתגרות יכולות לשפר ביצוע כאשר האדם מחויב להן, מקבל משוב ומחזיק ביכולת ובמשאבים הנדרשים (Locke & Latham, 2002). המילה החשובה היא יכולות. מטרה איננה חוזה קסם. היא פועלת באמצעות מיקוד קשב, גיוס מאמץ, התמדה ופיתוח אסטרטגיות.

הפער בין כוונה לפעולה מצטמצם כאשר מנסחים כוונת יישום: אם יקרה מצב מסוים, אבצע פעולה מסוימת. מחקריו של פיטר גולוויצר הראו שניסוח כזה מסייע להפוך הזדמנות מתאימה לסימן פעולה ברור (Gollwitzer, 1999). במקום לכתוב רק אתאמן יותר, אפשר לכתוב: בימים ראשון ורביעי, לאחר שאסיים את ארוחת הערב, אצא להליכה של עשרים דקות.

מטרה חזקה משלבת יעד תוצאה עם יעד תהליך. יעד התוצאה אומר לאן רוצים להגיע. יעד התהליך מגדיר מה נעשה שוב ושוב. כך שומרים על שאפתנות בלי למסור את תחושת ההצלחה לגורמים שאינם בשליטתנו.

סקירת תיאוריית הצבת המטרות

כוונות יישום

תרשים פעולה: יעד > תוכנית אם-אז > משוב

תרגיל מטרה בשתי קומות

1. בחרו יעד אחד בלבד לתשעים הימים הקרובים. נסחו אותו כתוצאה ברורה, מדידה ורלוונטית לערכים שלכם.

2. כתבו שלוש התנהגויות שבועיות שנמצאות בשליטתכם ויכולות לקדם את התוצאה.

3. לכל התנהגות צרו משפט אם-אז הכולל זמן, מקום ופעולה. הימנעו מניסוחים כלליים כמו כשיהיה לי זמן.

4. כתבו מראש מכשול צפוי אחד ותוכנית חלופית. לדוגמה: אם הפגישה תתארך, אבצע את הפעולה בגרסה של עשר דקות.

5. קבעו פגישת בדיקה עצמית של רבע שעה בכל סוף שבוע. בדקו את התהליך, לא את הערך העצמי שלכם.

דף עבודה אישי

תוצאת תשעים הימים: ________________________________________________________________________________

שלושת יעדי התהליך שלי: ________________________________________________________________________________

משפטי אם-אז: ________________________________________________________________________________

המכשול הצפוי והגרסה החלופית: ________________________________________________________________________________

תיבת מחקר: מטרה טובה תלויה במשימה

לוק ולאת'אם מצאו (Locke & Latham, 2002) שמטרות ספציפיות ומאתגרות יכולות לשפר ביצוע, אך לא בכל מצב. הן פועלות טוב יותר כאשר האדם מחויב, מסוגל, מקבל משוב, והמשימה ברורה. במשימה חדשה ומורכבת, "ללמוד שלוש אסטרטגיות" עשוי להיות יעד טוב יותר מ"להיות בין הטובים ביותר".

גם מקור המטרה חשוב. לפי מודל self-concordance של Sheldon and Elliot, 1999, מטרות שמתאימות לערכים ולעניין הפנימי נוטות לקבל מאמץ מתמשך יותר ולתרום יותר לרווחה.

תרגיל יצירתי: SMART עם נשמה

מלאו את הטבלה למטרה אחת:

שכבה | שאלה | תשובה

משמעות | למה זה חשוב לי באמת?

ספציפיות | מה בדיוק אעשה?

מדידה | איזו ראיה תראה שהתקדמתי?

יכולת | מה כבר יש לי ומה חסר?

רלוונטיות | לאיזה ערך או כיוון זה מחובר?

זמן | מתי אבדוק התקדמות?

מחיר | על מה אצטרך לוותר, והאם המחיר הוגן?

SMART הוא מסננת, לא מנוע. שכבת המשמעות והמחיר עוזרת לו להפוך ממנגנון ניהולי לבחירה אנושית.

תרגיל: תוכנית אם-אז

מחקר על implementation intentions מראה שתוכנית שמקשרת מצב לפעולה יכולה לעזור לתרגם כוונה להתנהגות.

נוסחה:

"אם יקרה ________, אז אבצע ________ במקום ________."

דוגמאות:

• אם אסיים את ארוחת הערב, אפתח את הקובץ ואכתוב במשך עשר דקות במקום להמתין לחשק.

• אם אקבל ביקורת ואחוש צורך להתגונן, אשאל שאלה אחת לפני שאענה.

• אם אפספס יום, אחזור לגרסה הקטנה ביותר למחרת במקום להכריז שנכשלתי.

מקור: Gollwitzer and Sheeran, 2006.

דף עבודה: יעד תוצאה, יעד ביצוע ויעד למידה

סוג יעד | דוגמה | מתי מתאים

תוצאה | להשיג עשרה לקוחות | כשהתוצאה חשובה אך אינה בשליטה מלאה

ביצוע | לבצע שלוש שיחות איכותיות בשבוע | כשאפשר לשלוט בהתנהגות

למידה | לבדוק שתי דרכי פנייה ולנתח תגובה | כשהמשימה חדשה או מורכבת

בחרו תוצאה רצויה והוסיפו לצדה יעד ביצוע ויעד למידה. כך גם אם התוצאה מתעכבת, נשארת דרך להתקדם וללמוד.

תרגיל: פגישת שינוי כיוון

קבעו מראש תאריך שבו תשאלו:

1. מה התקדם?

2. מה השתנה בסביבה?

3. מה המחיר שנוצר?

4. האם להמשיך, לשנות, להשהות או לסיים?

שינוי יעד על בסיס מידע אינו חוסר התמדה. הוא ניהול אחראי של משאבים וחיים.